Angebote & Kundendokumente in Minuten statt Stunden.
Angebote schneller zu erstellen ist vor allem eine Frage der Quelle: Kommen Kalkulation und Textbausteine aus denselben Daten, prüft der Vertrieb nur noch, statt zusammenzusuchen.
Ich unterstütze überall dort, wo Angebote, Kostenvoranschläge und wiederkehrende Kundendokumente aus Bausteinen entstehen. Aus zwei Stichworten wird vor Ihren Augen ein fertiges, einheitliches Dokument mit Textbausteinen und korrekt gerechneten Positionen aus Ihrem eigenen Preisgerüst. Alles bleibt Vorschlag, die Freigabe vor dem Versand liegt bei Ihnen.
Dasselbe Dokument, jedes Mal neu zusammenkopiert.
Angebote und Kundendokumente wiederholen sich ständig. Eine Anfrage kommt herein, aber das Dokument schreibt sich nicht von selbst. Positionen und Preise werden aus alten Angeboten zusammenkopiert, Texte neu formuliert, Beträge von Hand gerechnet. Das kostet schnell einen halben Tag und sieht jedes Mal ein bisschen anders aus.
Gemeint ist deshalb nicht nur das Handwerker-Angebot, sondern jeder wiederkehrende Angebots-, Kalkulations- und Dokumentenprozess:
- Vertrieb & Angebote: das Standard-Angebot, der Kostenvoranschlag, das Nachtragsangebot.
- Kalkulation: das immer gleiche Preisgerüst mit Mengen, Zuschlägen und Summen.
- Sachbearbeitung & Backoffice: wiederkehrende Kundendokumente: Auftragsbestätigung, Leistungsschein, Standardschreiben.
- Dienstleistung & technischer Vertrieb: das Leistungspaket aus Bausteinen, für jeden Kunden neu zusammengestellt.
Wo immer Menschen dasselbe Dokument wieder und wieder aus Bausteinen zusammensetzen, ist 80 % davon jedes Mal gleich. Es entsteht trotzdem von Hand, mit einer stillen Fehlerquelle in jeder übernommenen Position.
Wer zuletzt anbietet, geht oft leer aus.
„Ein ordentliches Angebot kostet mich den ganzen Abend. Und bis es raus ist, hat der Kunde schon zwei andere in der Hand.“
Jede Stunde am Angebot ist eine Stunde, die für die eigentliche Arbeit fehlt. Jede verzögerte Antwort gibt Ihrem Wettbewerb eine Chance. Und jede aus alten Vorlagen zusammenkopierte Position ist ein Kalkulationsrisiko. Das liegt nicht an mangelnder Sorgfalt. Angebote zu schreiben ist einfach Handarbeit geblieben, obwohl 80 % davon jedes Mal gleich sind.
Wer im Vertrieb davon profitiert.
Es entlastet die, die abschließen wollen, genauso wie die, die Angebote zusammenbauen.
Schneller zum Abschluss, weniger Fehler im Preis.
„Ich habe mehrere Leute, die bauen ständig sehr ähnliche Angebote und Dokumente von Hand zusammen, und jedes sieht ein bisschen anders aus.“
Wenn drei oder vier Mitarbeiter jede Woche Stunden mit Zusammenkopieren verbringen, kostet das viel Arbeitszeit, und jede übernommene Position ist ein Kalkulationsrisiko. Der Baukasten macht aus der Fleißarbeit einen Knopfdruck. Der Vertrieb ist schneller beim Kunden, das Angebot ist einheitlich und frisch gerechnet, und wer zuerst anbietet, gewinnt öfter. Das bringt mehr Abschlüsse ohne mehr Anfragen.
Raus aus der Copy-Paste-Fleißarbeit.
„Ich kopiere für jedes Angebot dieselben Bausteine aus alten Dateien zusammen und rechne die Beträge von Hand. Jedes Mal die gleiche stumpfe Arbeit.“
Bausteine und Positionen kommen aus Ihrer eigenen Bibliothek, die Beträge rechnen sich frisch. Weniger stumpfes Kopieren, keine übernommenen Alt-Preise, mehr Zeit für die 20 %, die wirklich individuell sind. Sie behalten das letzte Wort und geben jedes Angebot selbst frei.
Ein Baukasten für Angebote & wiederkehrende Dokumente.
Statt eines weiteren Textprogramms gibt es einen Assistenten, der Ihre wiederkehrenden Textbausteine und Ihr Preisgerüst kennt. Aus zwei Stichworten wie „Heizungstausch, 140 qm“, „Wartung, Jahresvertrag“ oder „Leistungspaket, drei Standorte“ zieht er die passenden Bausteine und Positionen und lässt vor Ihren Augen ein vollständiges Dokument mit korrekt gerechneten Beträgen entstehen.
Der Unterschied zum Kopieren aus alten Dateien: Der Baustein rechnet frisch und einheitlich, ohne übernommene Alt-Preise und ohne vergessenen Zuschlag. Am Beispiel des Angebots lässt sich das am einfachsten zeigen; das Prinzip trägt genauso für Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung oder jedes andere wiederkehrende Kundendokument. Sie prüfen, passen an und geben frei. Nur die 20 %, die wirklich individuell sind, schreiben Sie noch selbst.
Vier Schritte, ein fertiges Angebot.
Zusammen ersetzen diese vier Schritte die Handarbeit am Abend.
Anfrage in Stichworten
Sie tippen ein, worum es geht: Leistung, Umfang, ein paar Eckdaten. Kein langes Formular. Der Assistent versteht die Anfrage in Alltagssprache und fragt nur nach, wo etwas fehlt.
Textbausteine automatisch
Einleitung, Leistungsbeschreibung, Zahlungsbedingungen, Schlusssatz: die wiederkehrenden Texte kommen aus Ihrer Bibliothek, im einheitlichen Ton Ihres Betriebs. Kein Neu-Formulieren.
Preisgerüst live gerechnet
Positionen und Mengen ziehen aus Ihrer Preis-Bibliothek, Summen und Zuschläge werden frisch gerechnet. Kein übernommener Alt-Preis, keine Rechenfehler aus dem Kopieren.
Freigabe vor Versand
Das fertige Angebot liegt vor. Sie prüfen, ändern eine Position und geben frei. Nichts geht ohne Ihren Blick raus. Der Baustein bereitet vor, Sie entscheiden.
Läuft auf Ihren eigenen Daten
Angebunden an Ihre bestehende Preis-Bibliothek und Ihre Textbausteine. Es entsteht keine neue Dateninsel und keine doppelte Pflege. DSGVO-konform, EU-Hosting.
Alles bleibt Vorschlag
Kein Angebot geht ohne Freigabe raus. Der Mensch entscheidet, der Baukasten bereitet vor. So bleibt die Kontrolle über Preis und Ton, wo sie hingehört.
Schneller beim Kunden, sauberer in der Kalkulation.
Die folgenden Angaben sind eine ehrliche Einschätzung, kein gemessenes Kundenergebnis. Sie zeigt eine nachvollziehbare Größenordnung, die ich im Erstgespräch an Ihren Fall anpasse. Der Effekt wächst, weil hier nicht eine Person entlastet wird, sondern mehrere Menschen dieselben wiederkehrenden Dokumente zusammenbauen.
Was sich in einem Team realistisch ändert
Illustrativ für ein Team, das zusammen ~5-10 Angebote und Dokumente pro Woche baut. Ihre Zahlen können abweichen.
Der Baukasten erfindet keinen Auftrag. Er sorgt dafür, dass das Team schneller und sauberer beim Kunden ist und Angebote nicht mehr die Zeit für die eigentliche Arbeit fressen. Anfragen werden am selben Tag beantwortet, statt liegen zu bleiben.
Bauen Sie ein Angebot selbst.
Die Demo läuft auf realistischen Musterdaten. Sie geben zwei Stichworte ein und sehen, wie das Angebot mit Bausteinen und gerechneten Positionen entsteht. Öffnet in einem neuen Tab.
Finden wir es in 45 Minuten heraus.
Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre wiederkehrenden Angebote, Kostenvoranschläge und Kundendokumente und klären ehrlich, ob und wo ein Baukasten den Unterschied macht, mit einer Einschätzung von Aufwand und Nutzen. Ich sage Ihnen auch ehrlich, wenn KI bei Ihnen gerade nicht der richtige Schritt ist.