Diese Beispiele zeigen KI-Anwendungen für den Mittelstand. Jede ist anklickbar, arbeitet mit Beispieldaten und macht sichtbar, was das jeweilige Muster tatsächlich leistet.

Projekte & Demos

Sehen Sie es in Aktion.

Diese Seite zeigt 167 Demos aus 8 Bereichen. Jede ist ein echtes, klickbares Beispiel aus dem Alltag: ansehen, ohne Formular.

Vertrieb & Angebote

  • Angebots-Generator: Angebote aus Bausteinen & Preisgerüst Ein Angebot zu schreiben kostet einen halben Tag und sieht jedes Mal anders aus
  • Angebote im Blick: Nachfassen, ohne es zu vergessen Nachfassen läuft über Zettel/Gedächtnis; Anfragen und Chancen gehen verloren
  • Ausschreibungs-Antworten: Schneller auf RFPs reagieren Lange Ausschreibungen/Fragebögen manuell beantworten bindet Tage; Antworten wiederholen sich
  • Gesprächsnotiz-Assistent: Kundendaten pflegen und nächste Schritte anstoßen Nach Terminen und Telefonaten wird das CRM nicht oder erst Tage später gepflegt; Notizen liegen auf Zetteln, in Mail-Entwürfen, im Kopf.
  • Nachfass-Automatik: Kein Angebot bleibt liegen Nachfassen läuft über Gedächtnis und Zettel.
  • Zusatzverkauf: Passende Empfehlungen für Bestandskunden Im Bestandskunden-Portfolio liegt der leichteste Umsatz, aber niemand hat den Überblick, wer was noch nicht hat, wann Nachbestellungen/Wartung fällig sind oder welches Zusatzprodukt passt. Der Verkauf reagiert auf Anfragen, statt proaktiv passende Angebote zu machen. Naheliegendes Potenzial (Zubehör, höhere Ausstattung, Serviceverträge, Verbrauchsmaterial) bleibt liegen.
  • Vertriebs-Forecast: Umsatz vorausschauen Der Vertriebsleiter/GF baut die Pipeline-Auswertung jeden Monat mühsam aus CRM-Export und Excel zusammen; der Forecast ist ein Bauchgefühl, das jeder Verkäufer anders färbt. Fragen wie „woher kommt der Rückgang“, „welche Deals wackeln“, „schaffen wir das Quartal“ kosten Stunden Handarbeit und sind am nächsten Tag veraltet.
  • Produkt-/Preis-Auskunft für den Außendienst Gibt dem Außendienst am Handy in Sekunden die verlässliche, einheitliche Katalog-Auskunft (Preis/Staffel/Verfügbarkeit/Lieferzeit/Alternative) mit Quelle statt Rückruf ins Büro.
  • Einwände im Verkauf: souverän antworten Aus dem gefürchteten Kunden-Einwand wird in Sekunden eine souveräne, einheitliche Antwort-Battlecard (Anerkennung → Argument → Beleg → Rückfrage) mit klarem Gesprächs-Nächstschritt.
  • Außendienst-Tourenplanung Aus einer ungeordneten Besuchsliste wird ein effizienter Tagesplan: Pflichttermine zuerst, Fahrzeiten gebündelt, weniger Leerkilometer und mehr Besuche pro Tag.
  • Angebote nachverfolgen: Warum gewonnen, warum verloren Aus einer Angebotsliste wird per Klick die Erkenntnis, warum Aufträge wirklich verloren gehen (Preis, Leistung oder Zeitpunkt), mit sofort umsetzbaren Schlüssen für eine höhere Abschlussquote.
  • Vertriebstermin-Vorbereitung (Kunden-Briefing) Aus ein paar rohen Notizen wird in einem Klick ein gesprächsreifes Termin-Briefing (Profil, Bedarf, Argumente, Agenda, Ziel): top vorbereitet in 2 Minuten statt hektischem Blättern.
  • Kontakte bewerten und nachfassen: Vom Kontakt zum Angebot Der Score ist erst der Anfang: Erst wird jeder Lead erklaerbar bewertet, dann steuert der Score direkt die passende Nachfass-Sequenz, und aus dem heissesten Lead entsteht ein fertiges Angebot. Ersetzt drei nahezu deckungsgleiche Einzel-Lead-Demos durch eine starke Strecke. Belegbar am Live-System auftrag.henrikspliedt.de (Ein-Klick-Annahme → Rechnung).
  • Order-to-Cash: Von der Anfrage bis zur Rechnung Ein Angebotstext aus Bausteinen ist schwach differenziert. DIESE Kette ist der Unterschied: Nur passende Leads bekommen ein Angebot, das per Ein-Klick angenommen wird, automatisch nachgefasst wird (feste 7-Tage-Frist) und nahtlos zur Rechnung und in die offenen Posten übergeht. So versandet kein Umsatz. Der kaufmännische Kreislauf ist am Live-System auftrag.henrikspliedt.de bereits belegbar.
  • Vom Markt zur Entscheidung: Erkenntnis, Entscheidung, Folgeprojekt Markt und Wettbewerb recherchieren kann Web-KI in Minuten: die Recherche allein ist kein Vorsprung. DIESE Kette ist der Unterschied: Aus Markt-, Wettbewerbs- und Markenanalyse werden verdichtete Insights, eine nach Wirkung/Aufwand priorisierte Entscheidungsvorlage und konkret angestossene Folgeprojekte in Branding, Website und Vertrieb. Die Uebersetzung von Analyse in Handlung ist der Wert.
  • Angebots-Gewinnwahrscheinlichkeit: Lohnt sich dieses Angebot? Im Vertrieb wird jedes Angebot geschrieben, egal wie aussichtslos: halbe Tage fließen in Anfragen, die nie zum Abschluss führen, während das Win-Loss-Wissen der Vergangenheit ungenutzt bleibt. Der Coach bewertet jede neue Anfrage anhand historischer Muster (Passung, Budget, Wettbewerb, Vorlaufzeit) mit einer Gewinnwahrscheinlichkeit und einer klaren Empfehlung: voll rein, schlank anbieten oder freundlich absagen, und priorisiert die offenen Anfragen danach. Kette: Anfrage Score Priorisierung Angebots-Anstoß. So folgt die knappe Vertriebszeit der Wahrscheinlichkeit statt der Eingangsreihenfolge; spart messbar Zeit und hebt die Abschlussquote. Vorgelagert zu Lead-Qualifizierung und Angebots-Baukasten.

Buchhaltung & Finanzen

  • Beleg-Vorkontierung: Sauber aufbereitet fürs Steuerbüro Eingangsrechnungen/Belege werden mehrfach von Hand abgetippt (Beleg → Excel → DATEV)
  • Offene-Posten-Radar: Automatisch an Zahlungen erinnern Niemand weiß tagesaktuell, wer offen ist; Mahnungen laufen zu spät oder gar nicht
  • Beleg-Abgleich: Jede Buchung ihrem Beleg zugeordnet Kontoauszüge, Belege und Ausgaben manuell zusammenführen frisst Zeit beim Abschluss
  • Selbstaktualisierendes Kennzahl-Blatt (Controlling-Quick-Win) Umsatz/Marge/Auslastung liegen in mehreren Excels; jede Auswertung wird neu zusammengebaut
  • Frühwarn-Dashboard mit Ist/Plan & Schwellen Der Chef merkt zu spät, wenn ein Kunde/eine Baustelle ins Minus läuft
  • E-Rechnung einführen: Lieferanten Schritt für Schritt umstellen Lieferanten schicken Papier/PDF statt strukturierter E-Rechnungen: die Eingangsrechnungs-Automatisierung bleibt Handarbeit
  • BWA-Erklärer: Zahlen, die die Geschäftsführung versteht Die monatliche BWA/SuSa kommt vom Steuerbüro, aber der Inhaber liest sie nicht wirklich: Zahlen, die er nicht versteht.
  • Liquiditäts-Vorschau: Cashflow 13 Wochen voraus 'Reicht das Geld nächsten Monat?': der Inhaber weiß es nicht sicher.
  • Mahnwesen-/Forderungsmanagement-Assistent (Analyse & Steuerung) Über die reine Zahlungserinnerung hinaus fehlt der Überblick: Wer sind die notorischen Spätzahler?
  • Angebots-Kalkulation: Preise mit Deckungsbeitrags-Check Angebotspreise entstehen nach Gefühl oder mit altem Excel; ob der Preis nach Material, Zeit, Gemeinkosten und Zielmarge wirklich Deckungsbeitrag bringt, weiß niemand sicher. Ergebnis: zu billig verkauft (Marge verschenkt) oder zu teuer (Auftrag verloren), und bei Nachkalkulation stellt sich heraus, dass ein „guter“ Auftrag Verlust war.
  • Monatsbericht aus Zahlen: Zahlen werden zu einem erzählten Bericht Ein knapper, lesbarer Monats-/Quartalsbericht für Gesellschafter, Bank oder eigene Übersicht existiert nicht oder kostet einen halben Tag Copy-Paste.
  • Soll-Ist-Analyse: Budgetabweichungen sofort sehen Zeigt der GF in Sekunden, wo die tatsächlichen Kosten aus dem Budget laufen: Euro, Prozent, Ampel und Klartext-Empfehlung je Ausreißer, statt es erst am Jahresende zu merken.
  • Fördermittel-/Zuschuss-Radar für KMU Nimmt die Eckdaten eines geplanten Vorhabens und liefert in Minuten eine priorisierte Liste passender Förderprogramme mit Quote, Frist, Aufwand-Ampel und nächsten Schritten: statt tagelanger Förder-Recherche.
  • Reisekosten & Spesen: Ohne Zettelwirtschaft abrechnen Aus Belegchaos wird per Klick eine geprüfte, DATEV-fähige Spesenabrechnung mit Verpflegungspauschalen, Vorsteuer-Kennzeichnung und Vollständigkeits-Check.
  • USt-Voranmeldung (UStVA) vorbereiten Aus rohen Periodenbuchungen wird per Klick eine prüfbare, fristbewusste UStVA-Vorbereitung mit Kennziffern, errechneter Zahllast und Auffälligkeits-Check.
  • Rechnungs-Freigabe: Eingangsrechnungen sauber freigeben Aus einem ungeprüften Rechnungsstapel wird der fertige Freigabeweg mit betragsabhängiger Route, Skonto-Fristampel und Auffälligkeits-Stopp (Doppelzahlung/Abweichung zur Bestellung).
  • Abo-Abrechnung: Wiederkehrende Rechnungen automatisch Ein Klick verwandelt die Vertrags-/Abo-Liste in den fertigen Rechnungslauf der Periode samt Umsatzvorschau: monatliche Handarbeit wird automatischer, freigabebereiter Lauf.
  • Beleg-Kategorisierung: Vom Beleg zum Live-Finanzbild OCR und 'welches Konto?' ist zunehmend Standard. DIESE Kette ist der Unterschied: Der Beleg wird gelesen UND vorkontiert UND fliesst sofort ins Einnahmen-/Ausgaben-Cockpit: der Inhaber sieht die Wirkung jeder Buchung live und bekommt einen Liquiditaets-/GuV-Forecast samt Steuerruecklage-Empfehlung, ohne auf den Steuerberater zu warten. Der Wert ist das lesbare Finanzbild am Ende, nicht die Extraktion.
  • Nachtrags-Radar: damit die Marge nicht still verpufft Nach Auftragsende weiß im Bau-/Projektgeschäft niemand, ob die Kalkulation gehalten hat: Mehraufwand durch Kundenwünsche wird nie als Nachtrag gestellt und die Marge verpufft still. Der Radar erkennt aus den Ist-Buchungen live jede Soll/Ist-Abweichung, trennt nachtragsfähige Mehrleistung (vom AG veranlasst) vom eigenen Verschätzen und legt einen versandfertigen Nachtrag mit Begründung bereit. Kette: Ist-Buchungen Soll/Ist-Frühwarnung Nachtrags-Entwurf Freigabe. Direkte Margensicherung mit sofort greifbarem Euro-Effekt.
  • Skonto- & Zahlungsziel-Optimierer: Wann zahle ich was? Skonti verfallen, weil Eingangsrechnungen zu spät freigegeben werden, während anderes zu früh gezahlt und Liquidität verschenkt wird: niemand entscheidet bewusst, wann was zu zahlen ist. Der Optimierer wägt je Rechnung den Skonto-Effektivzins gegen die Liquiditätslage ab (3 % auf 14 Tage sind über 90 % p.a.) und schlägt je Rechnung ein optimales Zahldatum vor: teuren Skonto sofort, skontofreie am letzten Netto-Tag. Kette: Eingangsrechnungen + Cash-Vorschau Skonto-/Fristen-Frühwarnung Zahl-Empfehlung Freigabe. Spiegelbild zum Mahnwesen, rechnet sich in echten Euro. Auch für Henrik selbst nutzbar (Dogfooding).
  • Rentabilitäts-Ampel: Welcher Kunde verdient wirklich? Der umsatzstärkste Kunde ist oft nicht der profitabelste, und Nice-to-have-Kunden fressen still Zeit: der Deckungsbeitrag je Kunde/Projekt ist nirgends sichtbar. Die Ampel verdichtet Umsatz, erfasste Zeit und Direktkosten zum Deckungsbeitrag je Kunde, zeigt per Ampel und Rangliste, wer wirklich verdient (großer Umsatzkunde kann rot sein, stiller Kleinkunde führt), und gibt eine konkrete Handlungsempfehlung (Preis anheben / Scope kappen / halten) mit Gesprächsleitfaden. Kette: Daten DB-Score Rangliste Handlungsvorschlag. Strategischer Aha-Moment beim GF; auch für Henrik selbst nutzbar (Dogfooding).
  • Förder- & Zuschuss-Passung mit Fristen-Nachhaltung Passende Förderprogramme sind ein Dschungel, Fristen verstreichen still, und eine reine Trefferliste hilft niemandem. Diese Demo zeigt die Kette vom konkreten Vorhaben über den Passungs-Score gegen die Programme (mit Begründung) und die Priorisierung nach Erfolgsaussicht bis zu den Antrags-Schritten mit Fristen-Ampel: inklusive der Regel „Antrag vor Vorhabensbeginn“. Aus „unübersichtlich“ wird ein gesicherter Zuschuss vor Fristablauf.
  • Buchhaltungs-Assistent fuer einen Automaten-/Vending-Betrieb Belege lesen, offene Posten mit Skonto, Materialeinsatz vs. Service getrennt, Kurz-BWA und DATEV-Export fuer den Steuerberater - alles freigabe-gefuehrt statt manuell zusammengesucht.

Betrieb & Einkauf

  • Reparatur-/Service-Auftrag digital & statusbar Aufträge bleiben liegen, kein durchgängiger Status (Medienbruch Mail→Excel→Werkbank)
  • Ersatzteil-/Diagnose-Assistent (RAG über Technikwissen) Techniker finden die richtige Ersatzteil-/Gerätekombination nur über Erfahrung „im Kopf“
  • Bedarfs-/Bestellvorschlag & Lieferanten-Radar Bestellt wird nach Zuruf; mal fehlt Material, mal ist das Lager voll; Preise selten verglichen
  • Telemetrie-/Betriebsdaten-Frühwarnung Vorhandene Telemetriedaten werden nicht ausgewertet; man merkt zu spät, was Aufmerksamkeit braucht
  • Schichtplan-/Einsatz-Assistent Dienst-/Schichtpläne in Excel und Kopf; Urlaub/Ausfall sprengen sie ständig
  • Lieferanten-Recherche & Vergleich (Marktüberblick auf Knopfdruck) Für ein Teil/eine Leistung fehlt der Marktüberblick; man kauft beim gewohnten Lieferanten, weil Recherche (wer liefert das, zu welchen Konditionen, mit welcher Zuverlässigkeit) Stunden kostet. Neue/Alternativ-Lieferanten werden selten gesucht: Klumpenrisiko und Preisnachteil bleiben.
  • Angebotsvergleich: Aus Angeboten wird eine Entscheidungsvorlage Zu einer Anfrage kommen 3-5 Angebote als PDF/Mail in unterschiedlichem Format; der Vergleich (Positionen, Einzelpreise, Staffeln, Lieferzeit, Zahlungsziel, Nebenkosten) wird mühsam von Hand in Excel gezogen, oder gar nicht sauber gemacht, man nimmt „das billigste auf den ersten Blick“.
  • Bedarfs-/Bestell-Assistent (was, wann, wie viel nachbestellen) Bestellt wird nach Zuruf/Sichtkontrolle; mal fehlt Material (Produktionsstopp), mal ist das Lager voll (gebundenes Kapital).
  • Lieferanten-Kommunikation & Nachfass-Assistent (Bestellungen · Liefertermine · Mahnung) Auftragsbestätigungen fehlen, Liefertermine verstreichen, niemand fasst systematisch nach; offene Bestellungen und zugesagte Termine liegen in Mailthreads.
  • Vertrags-/Konditions-Check (Rahmenverträge · Preislisten · Fristen) Konditionen aus Rahmenverträgen/Preislisten (vereinbarte Preise, Staffeln, Skonto, Boni, Kündigungs-/Verlängerungsfristen) sind nicht griffbereit; man zahlt Listenpreis statt vereinbarter Kondition; automatische Vertragsverlängerungen werden übersehen.
  • Reklamations-/Retouren-Abwicklung gegenüber Lieferanten Mangelhafte/falsche Lieferungen werden reklamiert, aber der Prozess (Mangel dokumentieren, Anschreiben, Ersatz/Gutschrift verfolgen) ist zäh und uneinheitlich; berechtigte Ansprüche verjähren oder werden nicht durchgesetzt.
  • Wartungs-/Instandhaltungs-Assistent (Handbücher -> Antwort) Bei Störung/Wartung muss der Instandhalter das richtige Handbuch, den Fehlercode, den Wartungsschritt oder das Ersatzteil finden: Wissen steckt in dicken PDFs, Ordnern und „im Kopf des erfahrenen Kollegen“. Stillstandszeit läuft, während gesucht wird.
  • Qualitäts-/Prüfprotokoll-Auswertung (QS) Prüf-/Messprotokolle, Wareneingangs-/Endkontrollen und Reklamationen liegen als Papier/PDF/Excel vor; Trends (welcher Fehler, welche Charge, welcher Lieferant, welche Maschine häuft sich) werden nicht systematisch erkannt; Ursachenanalyse ist mühsam.
  • Arbeitsanweisungen: abfragen und neu erstellen Arbeitsanweisungen/SOPs sind veraltet, verstreut oder fehlen; am Arbeitsplatz wird nach der richtigen Vorgehensweise gefragt statt nachgeschlagen; das Erstellen/Aktualisieren von SOPs ist mühsam und bleibt liegen.
  • Sendungs-/Liefer-Status & Kunden-Avise (proaktive Lieferkommunikation) Kunden fragen wo ist meine Lieferung; Sendungsstatus liegt verstreut in Speditions-/Paket-Portalen und ERP; proaktive Avise (Termin bestätigen, Verzug melden) passieren selten, Nachfragen binden Innendienst.
  • Ersatzteil-/Bestandsauskunft (Lager/Werkstatt: haben wir das, wo liegt es) Haben wir Teil X noch, wie viele, wo liegt es, passt es zu Maschine Y?
  • Sicherheits-/Gefahrstoff-Auskunft (SDB/GHS · Betriebsanweisungen) Fragen zu Gefahrstoffen (Umgang, Lagerung, PSA, Erste Hilfe, Zusammenlagerung), Sicherheitsdatenblätter (SDB) und Betriebsanweisungen sind vorhanden, aber im Ernstfall/Alltag nicht schnell auffindbar; Gefahrstoffkataster/SDB-Ordner sind unhandlich.
  • Termin- & Einsatzplanung / Disposition-Assistent Aus einem chaotisch von Hand verteilten Wochenplan wird per Klick ein konfliktfreier, gleichmäßig ausgelasteter Plan mit fertigen Bestätigungen: weniger Planungsstress, mehr erledigte Aufträge/Tag.
  • Bestell- & Nachbestell-Assistent Macht beide Lager-Schmerzen sichtbar: leere Regale/Stillstand UND totes Kapital im Überbestand, und nimmt in einem Klick das Beschaffungsrisiko weg, ohne die Bestellhoheit abzugeben.
  • Angebots-/Lieferantenvergleich Rechnet Lieferanten-Angebote auf echte Vergleichspreise um (Fracht, Skonto, Mindestmenge), deckt „billig aber teuer“ auf und empfiehlt gewichtet begründet: faire, dokumentierte Vergabe ohne Tabellen-Basteln.
  • Reklamations-Fall-Manager: Einzelfall lösen, Ursache abstellen Reklamationen und Gewährleistungsfälle werden einzeln abgearbeitet, aber nie ausgewertet: Häufungen nach Charge, Lieferant oder Arbeitsschritt bleiben unsichtbar, und dieselbe Ursache kostet immer wieder. Der Fall-Manager klassifiziert jeden Fall, schlägt einen Antwort-/Kulanz-Entwurf vor und erkennt zugleich über alle Fälle hinweg Ursachen-Muster mit Frühwarnung (3x dieselbe Charge). Kette: Eingang Klassifikation Fall-Entwurf Muster-Frühwarnung. Doppelnutzen: der Einzelfall ist in Minuten beantwortet, und der eigentliche Hebel liegt darin, die wiederkehrende Ursache abzustellen statt sie immer wieder zu bezahlen. Verbindet Voice-of-Customer mit der Ops-Seite.
  • Einkaufs-Preis- & Konditions-Monitor: stille Preiserhöhungen aufdecken Lieferanten erhöhen Preise oder verschlechtern Konditionen selten mit Ansage: sie kriechen: 1,8 % hier, ein gestrichener Mengenrabatt dort, ein längeres Zahlungsziel weg. Ohne Vergleich über die Zeit fällt es erst auf, wenn die Marge schon verpufft ist. Der Monitor legt die Eingangsrechnungen je Artikel und Lieferant über 18 Monate übereinander, erkennt die schleichende Preisdrift: auch versteckt in Mengenstaffeln und Konditionen :, beziffert jeden Fall in Euro aufs Jahr und legt einen fertigen, sachlichen Nachverhandlungs-Entwurf mit den konkreten Zahlen aus den eigenen Belegen bereit. Kette: Rechnungen Drift-Frühwarnung Verhandlungs-Empfehlung Anstoß. Ergänzt den Lieferantenvergleich um die Zeitachse; stabile und günstiger gewordene Lieferanten lässt die KI bewusst in Ruhe, um die Beziehung zu schonen.
  • Termin- & No-Show-Reduzierer mit smarter Erinnerungs-Kaskade Nicht wahrgenommene Termine sind verlorene Kapazität, und die Standard-Erinnerung trifft alle gleich stumpf. Diese Demo führt die ganze Kette vor: Die KI erkennt je Termin das No-Show-Risiko (Vorgeschichte, Vorlauf, Kanal), fährt für Wackelkandidaten eine abgestufte Erinnerungs-Kaskade statt einer Massen-SMS und schlägt bei Absage sofort einen Nachrücker aus der Warteliste vor. Aus leerem Stuhl wird besetzte Auslastung: der GF sieht den Umsatz-Effekt sofort.

Kundenservice

  • Antwort-Vorlagen: Wiederkehrende Anfragen im Griff Immer dieselben 5-10 Fragen binden das Team über Telefon, Mail, WhatsApp
  • Kanal-Bündelung mit Status & Zuständigkeit Anfragen aus Telefon/Mail/WhatsApp/Formular laufen ungeordnet; Mails gehen unter
  • Vollautomatische Erstantwort bei sehr vielen gleichen Anfragen Sehr hohes, gleichförmiges Anfragevolumen; ein Bot löst Standardfälle Ende-zu-Ende
  • Antwort-Hilfe im Service: Schneller und besser antworten Servicekräfte starten jede Antwort beim leeren Feld; die KI legt einen belegten, sendefertigen Entwurf vor: der Mensch prüft, passt an und sendet (Vorschlag statt Versand).
  • Wissensdatenbank: Firmenwissen nutzbar machen Verstreutes Firmenwissen (PDF, Excel, FAQ, alte Mails) wird zu einer Frage mit belegter Antwort: RAG antwortet nur aus freigegebenem Wissen und nennt die Quelle. Erkennt zudem Wissenslücken und schlägt einen Artikelentwurf zur Freigabe vor.
  • Bewertungen professionell beantworten Öffentliche Bewertungen entscheiden über Neukunden: hier werden sie kategorisiert, im Markenton beantwortet (bei Kritik mit Pflicht-Freigabe und Eskalation, Details ins Private) und ausgewertet: wiederkehrende Kritik als Cluster, Reputations-Report und Bewertungsbitten zum richtigen Zeitpunkt.
  • Service-Cockpit: Alle Anfragen an einem Ort Anfragen aus E-Mail, Formular, Telefon, WhatsApp, Bewertung und Social laufen in einem gemeinsamen Posteingang zusammen, mit Kanal, KI-Kategorie, Priorität, Zuständigkeit, Status und SLA-Frist. Aha: nichts geht mehr verloren, Dubletten und überfällige Fristen springen sofort ins Auge.
  • Stimme der Kunden: Probleme früher erkennen Aus vielen einzelnen Servicekontakten wird ein Management-Bild: ähnliche Anliegen werden automatisch zu Themen-Clustern gebündelt und als Frühwarnsignal sichtbar, bevor sie teuer werden. Jedes Thema kommt mit Stimmungsverlauf, Ampel und einer Empfehlung, wer im Haus handeln sollte.
  • Service-Kreislauf: Von der Anfrage zur belegten Antwort Ein netter Antwort-Draft kann jeder Chatbot. DIESE Kette ist der Unterschied: Die Antwort ist aus freigegebenem Firmenwissen belegt (RAG, jede Aussage mit Quelle statt halluziniert), erscheint im nach Prioritaet & SLA sortierten Vorgang mit fertigem Entwurf, und die Summe aller Kontakte wird zu Voice-of-Customer-Clustern mit Fruehwarnung fuers Management. Service wird zur Erkenntnisquelle.
  • Biohof/Direktvermarktung: Lieferservice-Kundenassistent (Freitext) Kundinnen fragen frei per Hotline, Mail, WhatsApp oder im Hofladen nach Kiste, Liefertag, Saison und Sonderwuenschen - das Hofbuero tippt dieselben Antworten immer wieder.

Führung & Zahlen

  • Digitalisierungs-Baukasten: Ihre Lösung Schritt für Schritt zusammenstellen Der Kunde baut sein digitales Betriebssystem als lebende Konstellation: Module und Fokuspakete zünden auf Knopfdruck, Energie fließt sichtbar entlang der Synergien, Live-Preis und Roadmap entstehen mit: der Aha-Moment „Sie haben schon X% der Grundlage für Modul Y“ macht aus Cross-Selling strategische Beratung.
  • Steuerkanzlei: Mandanten-Beleg-Nachfass-Assistent Mandanten liefern unvollständige Belege; die Kanzlei schreibt immer wieder ähnliche Nachfass-Nachrichten
  • Steuerkanzlei/Beratung: Fachfragen mit Quellenbeleg Wiederkehrende Fach- und Mandantenfragen; Nachschlagen in Gesetzen/Richtlinien kostet Zeit
  • Biohof/Direktvermarktung: Kanalübergreifender Kunden-/Bestell-Assistent Kundenerlebnis über Hofladen, Shop und Lieferservice uneinheitlich; Bestell-/Statusfragen binden Personal
  • Vending/Service: Reparatur-Status + Diagnose-Assistent Reparaturaufträge bleiben liegen (Medienbruch), Diagnosewissen personenabhängig, Angebote halb-manuell
  • Handwerk/Bau: Aufmaß-/Bericht-zu-Dokument-Assistent Fotos/Sprachnotizen von der Baustelle werden abends mühsam in Berichte/Angebote übertragen
  • Praxis/Gesundheit: Terminanfragen und Rückrufe sortieren Telefon dauerbesetzt, immer gleiche Anliegen (Termin, Rezept, Rückruf) binden den Empfang
  • Management-Wissens- & Entscheidungs-Assistent Die GF trifft Entscheidungen aus verstreuten Quellen (Zahlen, Verträge, Protokolle, Marktinfos, 'im Kopf'); vor jeder Entscheidung/Besprechung wird mühsam zusammengesucht; Wissen ist personengebunden und geht bei Ausfall verloren. Es fehlt ein „zweiter Kopf“, der die eigene Wissensbasis jederzeit abfragbar macht.
  • Markt und Wettbewerb laufend beobachten Die GF hat kein laufendes, strukturiertes Bild von Markt und Wettbewerb; Recherche passiert punktuell und kostet Stunden; Änderungen bei Wettbewerbern/Preisen/Regulatorik werden zufällig bemerkt. Für fundierte Entscheidungen fehlt die aufbereitete Grundlage.
  • Strategie-, Meeting- & Entscheidungsvorbereitung Besprechungen (Leitung, Beirat, Kundentermine) sind schlecht vor- und nachbereitet: Agenden fehlen, Protokolle/To-dos entstehen nicht sauber, lange Vorab-Dokumente werden nicht gelesen. Strategie-Workshops starten ohne aufbereitete Grundlage.
  • Einarbeitungs-Assistent: Neue Mitarbeitende schnell startklar Einarbeitung macht jeder anders; neue Mitarbeitende stellen dieselben Fragen; Onboarding-Checklisten (Zugänge, Schulungen, Einweisungen) werden unvollständig abgearbeitet. Erfahrene Kolleg:innen werden durch Routinefragen gebunden.
  • Personal-Auskunft: Antworten zu Urlaub, Spesen & Co. HR/Verwaltung wird von immer gleichen Standardfragen geflutet (Urlaubsanspruch, Spesen einreichen, Krankmeldung/Homeoffice/Elternzeit); das bindet HR-Zeit und Antworten sind je nach Ansprechpartner unterschiedlich.
  • Schulungsinhalte erstellen: Lern- und Weiterbildungs-Assistent Schulungs-/Einweisungsinhalte (Arbeitssicherheit, Produkt-/Prozess-Schulungen, Pflicht-Unterweisungen, Wissenstests) zu erstellen kostet viel Zeit; sie veralten und werden selten aktualisiert; interne Lernkultur bleibt darum lückenhaft.
  • Interne Stellenanzeigen-Erstellung (intern, AGG-bewusst) Interne Ausschreibungen und Stellenbeschreibungen (interne Besetzung, Rollen-/Anforderungsprofile, Umstrukturierungen) dauern und klingen austauschbar; AGG-Konformität (diskriminierungsfreie Formulierung, „m/w/d“) wird nicht immer beachtet.
  • Tages-Cockpit: Ihr Blick aufs Wesentliche Ueberlastete GF/Bereichsleiter: E-Mail-Flut, Fristen, Zusagen: ein taeglicher Steuerstand statt Selbstorganisation.
  • Kennzahlen-Cockpit: Frühwarnung für die Geschäftsführung Die GF sieht ihre gesamte Lage in 30 Sekunden statt aus fünf Berichten: aus stillen Zahlen werden auf Knopfdruck priorisierte Klartext-Handlungen samt Hinweis, welcher Hebel sie löst.
  • Strategie-Radar: Aus Recherche wird Handlungsempfehlung Aus Markt-, Wettbewerbs- und Kundenanalyse wird eine priorisierte Entscheidungsvorlage: Executive Summary, Aufwand-Nutzen-Empfehlungen zum Sortieren, Frühwarn-Ampel und automatisch angestoßene Folgeprojekte in Branding, Website und Vertrieb: die Klammer, die Analyse in Handlung übersetzt und die eine Managementfrage beantwortet: Was soll ich jetzt konkret tun?
  • Markenwahrnehmung: Wie Kunden Sie wirklich sehen Verdichtet einen Stapel Kundenstimmen und Bewertungen zu einer belegten Außensicht: Stimmung, gelobte und kritisierte Themen, Stärken/Schwächen-Profil (Selbstbild vs. Kundensicht) und konkrete Positionierungshinweise. Zeigt Unternehmern, wie sie wirklich wahrgenommen werden, statt wie sie sich fühlen.
  • Markttrend-Radar: Chancen früh erkennen Sie sehen auf einen Blick, wie sich Ihr Markt entwickelt und wo Chancen und Risiken entstehen, mit Ampeln, Frühindikatoren und konkreten Handlungshinweisen, bevor die Welle bricht. Kein Marktforschungsabo, kein Bauchgefühl.
  • Wettbewerbsvergleich: Wo Sie im Vergleich stehen Beantwortet eine Managementfrage: Was tun meine Wettbewerber, und was kann ich davon lernen? Aus anekdotischem Bauchgefühl wird ein strukturierter Benchmark mit Vergleichstabelle, Positionierungs-Matrix und übertragbaren Best Practices.
  • Projekt-Orchestrierung: Alle Projekte im Griff Statt alle Baustellen im Kopf zu behalten, laufen Projekte und Kunden auf einem Board zusammen: Ampel, nächster Schritt und Verantwortliche zeigen sofort, wo es hakt. So behält die Geschäftsführung den Überblick und delegiert, statt selbst alles zu tracken.
  • Digital-Reifegrad je Bereich Aus dem Bauchgefühl 'wo stehen wir eigentlich?' wird ein Reifegrad-Radar über acht Bereiche mit Ampeln und Gesamtwert, und der Inhaber sieht sofort, welcher Engpass jetzt den größten Hebel bringt.
  • Beirat auf Abruf: Entscheidung aus fünf Perspektiven Große Entscheidungen aus fünf Führungsperspektiven geprüft: wie ein Vorstand, den der Inhaber sonst nicht hätte. Der KI-Beirat wägt ab und empfiehlt, entschieden wird vom Inhaber.
  • Ziele & Prioritäten: Strategie, die im Alltag ankommt Aus Jahreszielen werden konkrete Initiativen mit Verantwortlichen und ehrlichem Fortschrittsbalken: die GF sieht in Sekunden, welches Ziel auf Kurs ist und welches kippt, und jeder im Betrieb weiß, woran gearbeitet wird. So versandet Strategie nicht mehr im Klausur-Protokoll.
  • Aufgaben nachhalten: Nichts fällt zwischen die Stühle Aus Mails und Meeting-Notizen werden Zusagen automatisch als Aufgaben mit Fälligkeit, Verantwortlichem und Quelle erfasst und per Ampel nachgehalten: inklusive fertigem Nachfass-Entwurf pro offener Zusage.
  • Entscheidungs-Cockpit: Souverän entscheiden statt aus dem Bauch Wichtige Entscheidungen werden zur strukturierten Vorlage: Optionen, gewichtete Kriterien und harte Zahlen ergeben eine nachvollziehbare Empfehlung, die sich live neu berechnet.
  • Prozess- & Automatisierungsradar: Der Einstieg ins System Viele Betriebe wissen, dass sie „was mit KI“ machen müssten, aber nicht womit anfangen: der Radar nimmt wiederkehrende Abläufe auf, bewertet jeden über vier Achsen (Zeit, Häufigkeit, Fehler, Machbarkeit) und liefert schwarz auf weiß eine priorisierte Roadmap mit dem größten Quick-Win zuerst. Deckt Modul ci/automatisierungsradar ab.
  • Zusagen nachhalten: Eigene Zusagen aus E-Mails im Blick Nichts fällt so leise durch wie eine eigene Zusage in einem langen Mail-Verlauf: »ich melde mich bis Freitag«, »die Unterlagen reiche ich nach«. Standard-Postfächer bieten nur Sterne und Flags; die eigentliche Verpflichtung im Textfluss erkennt niemand strukturiert. Der Radar liest den Thread (lokal/EU), löst jede eigene Zusage heraus, mit Frist, Empfänger und wörtlichem Zitat als Beleg, auch wenn kein Datum genannt ist :, macht daraus terminierte Aufgaben mit Quelle und hält sie per Ampel nach. Kette: Mail-Eingang Verpflichtungs-Extraktion Aufgabe mit Frist Ampel-Nachhaltung; analog zur Meeting-Kette, aber fürs Postfach. Starkes Dogfooding: Henrik Spliedt nutzt die Kette selbst, ein volles Postfach mit Kunden-Zusagen ist der eigene Alltag.
  • Betriebs-Cockpit für einen Vending-Betrieb: Kunden, Produktwissen & Posteingang an einem Ort Ein Leitstand für den Vending-Betrieb: Kunden-Überblick (wie viele, wie lange aktiv, Zusatzpotenzial) auf einen Blick, ein Produkt-Wissensassistent, der aus den Produktblättern antwortet, und ein intelligenter Posteingang, der zu Kundenmails Antwort-Entwürfe zur Freigabe erzeugt. Beispiel-Demo mit fiktiven Daten.

Personal & Recruiting

Marketing & Marke

IT, Recht & Wissen

  • Dokumenten-Chat: Antworten aus Ihren eigenen Dokumenten Wissen steckt in Handbüchern, Ordnern, Mails und „im Kopf von [Name]“; Suchen kostet Zeit
  • Einarbeitung und Richtlinien: Fragen sofort beantwortet Neue Leute einarbeiten macht jeder anders; Fragen zu Regeln/Prozessen binden Erfahrene
  • Dokument-Extraktion: Verträge automatisch prüfen Fristen, Kündigungstermine, Konditionen aus Verträgen manuell heraussuchen; Risiko übersehener Klauseln
  • Eingangspost: automatisch sortiert und zugeordnet Eingehende PDFs/Mails (Rechnung, Bestellung, Reklamation, Bewerbung) manuell sortieren
  • Formular-/Antrags-Ausfüllassistent Wiederkehrende Formulare/Anträge (Förderung, Behörde, Lieferant) manuell befüllen
  • Programmier-Assistent: Entwicklung beschleunigen Routine-Code, Tests, Migrationen, Boilerplate binden Entwicklerzeit; kleine Teams kommen nicht nach
  • Fehlermeldungen sortieren: Was wirklich dringend ist Support-/Betriebs-Logs manuell durchsuchen; Fehlerursachen langsam gefunden
  • Firmengedächtnis: Wissen jederzeit durchsuchbar Firmenwissen steckt in Ordnern, Netzlaufwerken, alten Mails, PDFs und 'im Kopf von Herrn Meyer'.
  • Interne IT-Hilfe: die häufigsten Fragen sofort gelöst 'Drucker geht nicht', 'VPN verbindet nicht', 'Signatur einrichten', 'Passwort vergessen': der immer gleiche IT-Kleinkram landet beim einen technikaffinen Mitarbeiter oder dem externen Dienstleister (teuer). Die Antworten sind fast immer dieselben, aber nirgends gebündelt; Wartezeit nervt, echte Probleme gehen im Kleinkram unter.
  • Dokumenten- & Vertrags-Suche mit Zusammenfassung + Fristen-Radar Verträge (Miete, Leasing, Wartung, Versicherung, Lieferanten, Software-Abos) liegen verstreut; niemand hat den Überblick über Laufzeiten, Kündigungsfristen, Konditionen. Ergebnis: teure Verträge verlängern sich automatisch, Kündigungsfristen werden verpasst, und wenn man eine Klausel sucht, blättert man durch PDFs.
  • Meeting-Protokoll: Aus Notizen werden Aufgaben Besprechungen enden ohne sauberes Protokoll; 'wer macht was bis wann' verschwimmt; Beschlüsse werden vergessen, Aufgaben fallen durch.
  • Abläufe dokumentieren: Wissen aus Köpfen in Anleitungen Wie läuft der Bestellprozess?
  • Anfragen automatisch sortiert Interne wie externe Anfragen (Tickets, Mails, Formulare) landen ungeordnet in einem Sammelpostfach; jemand muss manuell lesen, kategorisieren, priorisieren und weiterleiten. Das bindet Zeit, Dringendes geht in der Masse unter, Zuständigkeiten sind unklar.
  • Verträge prüfen: Klauseln im Blick Eingehende Verträge (Lieferanten-, Miet-, Rahmen-, Dienstleistungsverträge, Gegen-AGB) werden aus Zeitnot nicht oder nur oberflächlich geprüft; riskante Klauseln (einseitige Haftung, automatische Verlängerung, Gerichtsstand, Preisgleitung, Vertragsstrafen) werden übersehen; für jede Prüfung fehlt eine Struktur.
  • DSGVO-/AVV-Assistent (Datenschutz-Grundausstattung) DSGVO-Pflichten (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten Art.
  • Richtlinien-Auskunft für Mitarbeitende Mitarbeitende haben laufend Fragen zu internen Richtlinien und Compliance-Vorgaben (Reisekosten, Geschenke-/Antikorruption, IT-/Datenschutz-Verhalten, Arbeitssicherheit, Freigabegrenzen). Sie fragen Kolleg:innen oder handeln „nach Bauchgefühl“; die Compliance-Verantwortung ist diffus.
  • Vertragsfristen überwachen: Kündigung und Verlängerung im Blick Verträge (Miete, Leasing, Software-Abos, Versicherungen, Wartung) verlängern sich automatisch, weil Kündigungsfristen übersehen werden; niemand hat einen tagesaktuellen Überblick über Laufzeiten und Optionen. Das kostet direkt Geld (ungewollte Verlängerungen, verpasste Neuverhandlung).
  • Dokument-Generator: Vertragsentwürfe mit Anwaltsvorbehalt Immer wieder dieselben Standarddokumente (NDA, einfache Dienstleistungs-/Auftragsverträge, AGB-Entwurf, Widerrufsbelehrung, Einwilligungen) werden zusammengestückelt oder teuer neu beim Anwalt geholt: auch für simple Fälle.
  • Hinweisgeber-/Whistleblowing- & Meldewesen-Unterstützung Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet Betriebe ab 50 Beschäftigten zu einer internen Meldestelle mit Fristen (Eingangsbestätigung 7 Tage, Rückmeldung 3 Monate) und vertraulicher, dokumentierter Fallbearbeitung. Viele Mittelständler erfüllen das nur rudimentär; die Fallbearbeitung ist unstrukturiert und fristenkritisch.
  • Phishing-/Verdächtige-Mail-Prüfer für Mitarbeitende Verwandelt das riskante Bauchgefühl „echt oder Betrug?“ in Sekunden in eine klare Ampel mit Warnsignalen, konkreter Handlung und fertigem Meldetext. So stoppt sie den teuersten Fehler, die falsch überwiesene Lieferantenzahlung.
  • DSGVO-Betroffenenauskunft-Assistent (Art. 15) Aus einer panik-auslösenden Auskunftsanfrage wird per Klick eine fristsichere, vollständige Bearbeitungsmappe inklusive fertigem Antwortschreiben: macht eine gefürchtete Rechtspflicht für den Mittelstand ohne DSB abarbeitbar.
  • Meeting-Manager: Vom Beschluss zur erledigten Aufgabe Das Referenzbeispiel der Differenzierungs-These: Aus einem Gespraechs-Transkript werden extrahierte Entscheidungen & Zusagen, terminierte Aufgaben mit Verantwortlichem & Quelle und eine Ampel-Nachhaltung samt fertigem Nachfass-Entwurf. Das Einzelteil (zusammenfassen) kann jede KI: DIESE durchgehende Kette ist der Unterschied.
  • Fristen-Wächter: Vertragsfristen im Blick behalten 'Zieh mir Fristen und Klauseln aus diesem Vertrag' ist reine Extraktion. DIESE Kette ist der Unterschied: Aus der Klausel-Liste wird eine tagesaktuell ueberwachte Fristenlandschaft mit rechtzeitiger Erinnerung und fertigem, fristwahrendem Kuendigungs-/Verhandlungs-Entwurf: die die stille automatische Verlaengerung verhindert. Messbarer Euro-Wert, nicht nur ein Text.
  • Wissens-Sicherung: Bevor das Wissen mit Herrn X geht Kritisches Betriebswissen: Sonderfälle, Kunden-Eigenheiten, Maschinen-Tricks, hängt oft an ein bis zwei Schlüsselpersonen; geht so jemand in Rente oder fällt aus, entsteht ein akutes Loch. Onboarding-Assistenten greifen erst, wenn das Wissen schon erfasst ist: hier kommt der Aufnahme-Schritt davor. Die KI führt strukturierte Wissens-Interviews mit der Schlüsselperson, verdichtet das Gesagte zu prüffähigen Wissensbausteinen, markiert gezielt die Lücken (was ist nur mündlich, ohne Details?) und macht daraus freigegebene SOPs und eine durchsuchbare Wissensbasis. Kette: Interview Extraktion Lücken-Marker freigegebene SOP. Ergänzt die SOP- und Onboarding-Demo um den fehlenden Erfassungs-Schritt; der GF versteht das Risiko sofort.