Belege, Fristen und Verträge melden sich von selbst.
Ein automatisiertes Backoffice bedeutet im Mittelstand, dass Belege, Fristen und Verträge ihren eigenen Ablauf haben und sich melden, statt auf jemanden zu warten.
Belege wandern vorkontiert Richtung DATEV, offene Posten und Kündigungsfristen tauchen von selbst auf, bevor sie teuer werden. So bleibt das Backoffice ruhig, Baustein für Baustein oder als Gesamtpaket.
Datensouveränität zuerst: Ihre Daten werden DSGVO-konform in der EU oder direkt bei Ihnen im Haus verarbeitet und trainieren keine fremden KI-Modelle. Wie viel davon direkt bei Ihnen im Haus läuft, entscheiden Sie.
Abtippen, Nachhalten, Übersehen.
Eingangsrechnungen werden mehrfach von Hand abgetippt (Beleg → Excel → DATEV). Niemand weiß tagesaktuell, welche Rechnungen noch offen sind; Mahnungen gehen zu spät raus. Kündigungsfristen aus Verträgen (Leasing, Abos, Wartung) werden übersehen, und Verträge verlängern sich still.
„Das hätte man kündigen sollen. Jetzt läuft es ein Jahr weiter.“
Jeder übersehene Termin und jeder zu spät gemahnte Posten kostet Geld; das Abtippen bindet Zeit, die für die eigentliche Buchhaltung fehlt.
Belege sind erfasst, Fristen melden sich rechtzeitig, nichts verlängert sich still.
Dieses Paket bündelt die Bausteine dieses Bereichs zu einem greifbaren Angebot, beschrieben in Ihrer Sprache statt in Fachbegriffen. Jeder Baustein ist als spielbare Demo belegt (öffnet in neuem Tab), läuft auf realistischen Musterdaten und bleibt Vorschlag. Sie geben jeden Vorschlag selbst frei.
Was in diesem Paket steckt.
Jeder Baustein ist einzeln startbar, mit spielbarer Demo als Beweis.
Beleg-Extraktion & Vorkontierung an DATEV/Steuerbüro
Eingangsrechnungen/Belege werden mehrfach von Hand abgetippt (Beleg → Excel → DATEV)
Offene-Posten-Radar & automatische Zahlungserinnerung
Niemand weiß tagesaktuell, welche Rechnungen noch offen sind; Mahnungen gehen zu spät oder gar nicht raus.
Vertrags-/Dokument-Extraktion & Prüfung
Fristen, Kündigungstermine, Konditionen aus Verträgen manuell heraussuchen; Risiko übersehener Klauseln
Fristen-/Vertrags-Monitoring (Kündigungs- & Verlängerungs-Radar)
Verträge (Miete, Leasing, Software-Abos, Versicherungen, Wartung) verlängern sich automatisch, weil Kündigungsfristen übersehen werden; niemand hat einen tagesaktuellen Überblick über Laufzeiten und Optionen. Das kostet direkt Geld (ungewollte Verlängerungen, verpasste Neuverhandlung).
Angebotsvergleich & Bestellvorschlag (Angebote -> Entscheidungsvorlage)
Zu einer Anfrage kommen 3-5 Angebote als PDF/Mail in unterschiedlichem Format; der Vergleich (Positionen, Einzelpreise, Staffeln, Lieferzeit, Zahlungsziel, Nebenkosten) wird mühsam von Hand in Excel gezogen, oder gar nicht sauber gemacht, man nimmt „das billigste auf den ersten Blick“.
Meeting-Protokoll → Aufgaben-Assistent
Besprechungen enden ohne sauberes Protokoll; „wer macht was bis wann“ verschwimmt; Beschlüsse werden vergessen, Aufgaben fallen durch.
Fallbeispiel: Zahlen verstehen und Auswertungen automatisch erstellen
Ausführliches, anonymisiertes Anwendungsbeispiel: Ausgangslage, Ansatz und ehrliche Modellrechnung.
Sie müssen nicht alles auf einmal angehen.
Einzeln startbar oder als durchgängige Grundlage für den ganzen Betrieb.
Starten Sie mit dem Baustein, bei dem der Druck am größten ist. Welcher das ist, klären wir im Erstgespräch. Danach docken die weiteren Bausteine dieses Pakets an, ohne Umbau. So entsteht über die Bereiche hinweg Schritt für Schritt eine durchgängige Grundlage, ohne Großprojekt auf einen Schlag.
Spielen Sie den Einstiegs-Baustein selbst.
Die Demos laufen auf realistischen Musterdaten. Sie erleben, wie sich der Alltag anfühlt, wenn dieser Bereich Ihnen zuarbeitet. Öffnet in einem neuen Tab.
Finden wir es in 45 Minuten heraus.
Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihren Alltag und klären ehrlich, welcher Baustein zuerst den Unterschied macht, mit einer Einschätzung von Aufwand und Nutzen. Ich sage Ihnen auch ehrlich, wenn KI bei Ihnen gerade nicht der richtige Schritt ist.